谷歌的人工智慧在 Workspace 中又向前邁進了一步，功能也擴大了。 Gemini 適用於 Docs、Sheets、Slides 和 Drive。這場運動旨在以人工智慧引導的辦公任務取代人工辦公任務，目標是將這些應用程式從簡單的文字編輯器、電子表格或文件儲存庫轉變為全面的解決方案。 能夠創建、匯總和連接資訊的工具 幾乎完全是根據一份簡單的書面說明。
在這個新的階段， 雙子座成為日常工作的常客。它可以幫助您建立完整的草稿、整理複雜的表格、提供幻燈片佈局建議，並在雲端硬碟中找到分散的數據，而無需您單獨開啟每個文件。所有這些功能都將首先在…推出。 β 階段和英文明確以 Google Workspace 付費用戶為重點，而對於 Drive，則先在美國進行有限推出，然後再逐步擴展到包括歐洲在內的其他市場。
Gemini 在 Workspace 的角色：從臨時助理到核心人物
通過此更新， 谷歌正在加強 Gemini 在 Docs、Sheets、Slides 和 Drive 介面中的直接應用。主要透過側邊欄，使用者可以與人工智慧對話，並就正在使用的內容提出請求。它不再只是一個獨立標籤頁中的聊天機器人，而是一個… 情境系統 能夠識別目前正在檢視的文件、表格或雲端硬碟資料夾。
其既定目標是最大限度地減少許多工作流程中常見的摩擦：收集素材、總結、格式化，最終才能撰寫或展示。借助 Gemini，Google旨在讓用戶直接從所需的大致結果入手，其餘工作都由人工智慧完成。 資訊管理員、初級撰稿人和基礎版面設計師而這個人則專注於審查、糾正和做出決定。
這項策略符合整體市場競爭格局，微軟365及其Copilot套件或ChatGPT等外部解決方案也正在爭取「生產力助理」這個市場。谷歌的關鍵差異化優勢在於… 與工作區環境深度集成: Gmail郵件雲端硬碟中的文件、聊天中的對話或日曆和會議中的會議都可直接作為人工智慧的原材料。
對於已經在使用 Workspace 的歐洲和西班牙團隊來說，這意味著以下可能性： 無需添加新工具即可從內部信息中獲取更多信息然而，這樣做也有缺點，即目前僅以英文發布，並且根據國家和許可證類型，其可用性會分階段進行。
Google 文件：從空白頁到內容豐富的草稿
在 Google Docs 中，最顯著的變化是 Gemini 從一個簡單的寫作助理躍升為 產生包含真實上下文的完整文檔該功能被稱為 “幫我創作” 它允許您用自然語言描述您需要的文件類型——報告、日程安排、簡報、商業提案——並讓人工智慧建立結構化的草稿。
第一個版本並不局限於通用文字：它還可以支援… 工作環境中的現有數據例如儲存在 Gmail 中的電子郵件、雲端硬碟中的舊文件、內部聊天記錄，甚至是來自網路的資訊。這解決了公司和公共管理部門常見的瓶頸問題之一： 收集散落的材料 在開始寫作之前。
文件產生後，Gemini 不會每次修改都強制您從頭開始。使用者可以選擇特定的段落或章節，並提出修改請求。 論點加強，內容澄清，或語氣調整。 無需重新生成整個文字。這種方法保留了「可編輯草稿」的概念：人工智慧提出建議，然後由人們進行審核，這縮短了啟動時間，但需要後續的批判性閱讀。
針對協作環境，Docs 還添加了一些特定功能，旨在防止文件變成各種風格的大雜燴。這正是它的優點所在。 “匹配寫作風格”，該選項可以分析文字的整體語氣， 調整其餘部分以統一聲音這對於由多個部門簽署的報告或有多位作者的內部溝通文件尤其有用。
同時，似乎 “匹配文件格式” （也稱為“匹配格式”），這允許 複製參考文件的結構和格式因此，如果西班牙的某個組織使用非常嚴格的合約、報價或技術報告模板，Gemini 可以自動將該佈局應用於新文件，並使用來自電子郵件或其他文件（例如旅行預訂或預算）的數據來完善它們。
Google Sheets：從經典的 Excel 到自動化分析
在 Google Sheets 中，Google 的方法不僅僅是幫助使用者編寫公式。該公司正在推出 Gemini 作為… 能夠根據一條指令產生整個電子表格的合作夥伴將來自電子郵件、文件甚至網路搜尋的資料連接起來，以建立表格、儀表板和圖表。
一個典型的例子是歐洲中小企業或新創公司的財務規劃：使用者無需手動設計損益表，只需描述需求（「按業務線劃分的收入和經常性支出的季度損益表」），Gemini 即可自動建立結構。 預先配置的表格、類別和視覺化這樣，使用者就可以專注於審查數據和假設，而不是糾結於範圍和格式。
該地區最顯著的特徵是 “充滿雙子座”該工具會分析表格上的現有內容，並且可以 用新的、分類的或匯總的資料填入整列在許多情況下，這種方法也依賴網路資訊。根據Google發布的數據，這種方法可以完成與以下方面相關的資料輸入任務： 速度快九倍 在中等尺寸的紙張上進行手工打字，尤其是在以下情況下： 一百個細胞 待完成。
除了自動填充功能外，Gemini 還整合了公司本身認為與以下方面發展相關的功能： Google DeepMind 和 Google Research這轉化為以下功能： 最佳化和高階規劃能夠針對諸如工作班次安排、資源分配或符合公司規定的時間表安排等問題提出解決方案。
在西班牙，零售、飯店或物流等產業規劃上的微小變化都可能導致… 營業利益率提高 1 至 3 個百分點這可以透過減少工作重疊、減少未充分利用的工時或減少不均衡的工作量分配來實現。然而，使用這些功能需要監控管理：如果人工智慧提出方案，能夠看到方案的執行至關重要。 為什麼會採取這種解決方案？ 並調整規則，以避免出現工作人員認為不公平或不切實際的結果。
此外，還可以在 Sheets 中存取 Gemini 側面板。 用自然語言詢問有關數據的問題 （例如「本季成長最快的三個客戶是哪三個？」、「哪些業務部門超支了？」）並可獲得簡潔的答案，而無需編寫複雜的公式，這對於非數據分析專家的業務團隊來說尤其有用。
谷歌投影片：透過人工智慧打造「品牌化」簡報
在投影片中，雙子座的位置是 設計和視覺敘事助理該工具可以根據簡短的陳述產生新的投影片，並尊重現有簡報的主題和視覺風格，從而使最終結果與企業形像或組織的常用格式保持一致。
人工智慧可以利用文字檔案、表格或零散的筆記來處理資料。 將資訊轉換為可編輯的圖表、示意圖和原理圖這些幻燈片可以直接插入演示文稿，無需經過多輪手動排版。這減輕了顧問公司、行銷部門或管理團隊最繁瑣的任務之一：將想法和數據轉化為易於理解的幻燈片。
此外，投影片中的 Gemini 側邊面板還包含以下功能： 產生自訂圖像、調整背景或提出敘事結構 例如，使用者可以要求將簡報的顏色調整為與文件其餘部分使用的調色板一致，或簡化設計使其更加簡約，而無需手動重新製作每一張投影片。
展望未來，Google已經宣布正在開發一個選項… 根據單一描述建立完整的演示文稿例如，使用者可以要求為一家西班牙公司的業績報告製作五張投影片，系統會自動產生幻燈片結構建議，將內容分配到各個頁面上，並套用統一的視覺設計。其目標是將目前需要數小時才能完成的任務縮短到幾分鐘，這對於經常開會且需要快速獲取視覺材料的管理者和團隊至關重要。
同時，雙子座也可以 生成自訂圖像 在幻燈片中， 更高的每日創作限額 對於擁有高級套餐的用戶來說，這允許他們在不求助於外部銀行或額外編輯的情況下製作演示文稿，儘管該演示文稿的數量和品質取決於所簽訂的訂閱類型。
Google 雲端硬碟：從檔案儲存到活躍知識庫
最深刻的變化可能體現在Google雲端硬碟上，它從被視為雲端硬碟轉變為… 一個可使用自然語言搜尋的知識庫關鍵在於… 人工智慧概述在雲端硬碟搜尋結果頂部顯示的自動產生的摘要。
使用者無需依賴非常精確的檔案名稱或關鍵字，而是可以 提出更多開放式問題 例如「給我看看客戶對冬季活動的回饋」或「去年與這家供應商達成了哪些交易」。 Gemini會審查該人員已有的文件，並呈現一份 利用引用的片段進行合成這樣一來，無需打開十幾個不同的文件就能更輕鬆地找到資訊。
這種方法與以下功能相輔相成。 「問問雙子座」在 Drive 上此功能支援以雲端硬碟檔案為基礎，並可結合 Gmail、日曆、聊天記錄以及相關網路訊息，與人工智慧進行多輪對話。用戶可以縮小搜尋範圍並決定包含哪些資料來源，這在歐洲存在監管合規要求的情況下尤其重要。
對組織而言，一個特別有趣的概念是…的可能性 將資源歸類為“專案”這些是可以保存並與團隊成員共享的文件、電子郵件和其他資源集，始終遵循現有的存取權限。這樣，就可以集體查閱稅務項目、公開招標或產品文檔，而無需每次都重新建構上下文。
對於雲端硬碟的更高級功能，Google選擇了謹慎的推出方式： 首先在美國，並以英語出版主要針對擁有特定人工智慧方案的客戶（AI Pro、AI Ultra 以及 Gemini Alpha 專案的參與者）。隨著公司對功能和用戶接受度的驗證，這些功能預計將擴展到其他地區，包括歐盟。在歐盟，業務資料的處理以及如何使用這些資料來訓練或驅動人工智慧模型都是極其敏感的問題。
工作流程自動化以及工作區在公司中的作用
除了單一應用程式之外，Google還在品牌下推動另一層自動化。 工作區工作室旨在自動連接套件中的不同工具。雖然仍處於測試階段，但該方案允許例如： 根據緊急程度為電子郵件貼上標籤，在 Meet 會議前產生會議摘要，或建立後續任務 根據視訊通話中達成的共識，所有操作均未借助外部自動化服務。
實際上，這個願景使 Workspace 與 Zapier 或 Make 等無程式碼平台和連接器直接競爭，但其優勢在於 Gemini 的人工智慧不僅能理解每個應用程式的技術字段，還可以理解訊息和文件的內容。對於希望減少對多種工具依賴，同時又能遵守內部安全標準的歐洲團隊而言， 在單一環境中集中自動化 這或許是一個很有說服力的論點。
谷歌的理念是，人工智慧不應再只是邊緣化的“助手機器人”，而應成為… 預先準備工作的跨層從起草文件到總結整個資料夾的文件，包括建立待辦事項清單、指標儀表板或簡報大綱，這種方法也意味著一種文化轉變：使用者現在不是減少寫作，而是更多地進行審查，並決定採納哪些 AI 建議，捨棄哪些建議。
同時，該公司也意識到了相關的風險： 令人信服的錯誤或不正確的解釋 總而言之，如果這些錯誤未被發現，它們會在組織內部迅速傳播。因此，Google一再強調顯示引用和來源的重要性，並將回應限制在使用者已有權存取的內容範圍內，這有助於加強可追溯性和權限合規性。
規劃、存取和分階段部署
Gemini Workspace 的新功能並不能惠及所有使用者。一方面， 商務標準版、商務增強版、企業標準版和企業增強版套餐 訂閱中包含一系列基本的 AI 功能，無需額外費用，尤其專注於文件的寫作、摘要和上下文輔助。
對於需要更高強度使用的用戶，Google提供付費插件，例如： AI擴展存取權限和AI超級存取權限 （或根據市場情況使用類似名稱），這增加了數量 每日請求，幻燈片中的圖像生成 在某些情況下，使用者還可以使用更高級的研究和深度分析功能。部分功能已限時促銷，並將於三月全面激活，旨在鼓勵企業和專業人士重新審視其現有合約中的可用選項。
同時，Google也維護一些特定的項目，例如： 雙子座阿爾法這些功能專為希望率先體驗最具實驗性功能的組織而設計。文中介紹的許多新功能——尤其是在雲端硬碟和高級工作流程自動化方面——最初都是在部分組織中推出的。 Google AI Pro 和 Google AI Ultra 的訂閱用戶 以及該早期專案中的企業客戶。
另一個重要因素是語言和地理。根據該公司提供的信息， 文件、表格和投影片新增了全球使用者的英文版人工智慧功能。目前，Drive 中最敏感的部分（AI 概覽以及與 Gmail、日曆和聊天工具的交叉查詢）僅限美國用戶使用。預計一旦合規模型和流程調整完畢， 逐步擴展到其他語言和地區包括西班牙在內，人們對用於商業用途的人工智慧工具的興趣日益濃厚，但監管要求也隨之增加。
最終，Gemini 擴展到 Docs、Sheets、Slides 和 Drive，鞏固了工作區的概念，其中 人工智慧不僅可以回答具體問題，還可以建立草稿、規範樣式、組織數據，並從公司文件中提取關鍵資訊。如果歐洲公司能夠明智地採用這些功能——既能節省時間，又不犧牲資料使用中的人工審核和透明度——那麼在未來幾年，我們處理文件、電子表格、簡報和共享儲存庫的方式可能會比過去十年發生更大的變化。
