墨西哥社會保障研究所 (IMSS)在其數位轉型策略中邁出了重要一步，規定電子簽章（e.firma ）將成為完成多項線上雇主手續的強制性要求。這項決定將直接影響負責員工登記、僱用狀態變更和雇主在線上註冊的公司、雇主和法律代表。
透過這項措施，稅務機關旨在簡化流程、加強資訊安全並減少行政程序中的紙張使用。自協議規定的日期起，如果使用者沒有稅務管理服務局（SAT）簽發的有效電子簽名，將無法完成某些數位化程序。
IMSS將強制要求在線辦理業務時使用e.firma。
新系統由墨西哥社會保障研究所（IMSS）技術委員會透過協議制定，並在聯邦官方公報（DOF）上發布，從而獲得官方認可。自生效之日起，電子簽章（e.firma）將不再是可選的附加功能，而將成為電子僱用流程中驗證身分的主要工具。
該機構負責人解釋說，先進的電子簽名技術能夠更準確地核實雇主身份，減少資料輸入錯誤，並為透過該機構入口網站進行的交易提供更高的法律確定性。這進一步鞏固了使用數位化管道作為與墨西哥社會保障研究所 (IMSS) 就投保和繳款事宜進行互動的首選方式。
實施這項要求並非僅僅是技術上的改變；它是混合服務模式的一部分，該模式將線上流程與某些特定步驟的線下操作相結合。在所有使用數位管道的情況下，電子簽名將是用戶身份驗證的核心要素。
哪些IMSS流程需要強制電子簽章？
該協議明確指出，先進的電子簽名對於一系列線上雇主操作流程至關重要，尤其是在公司註冊和員工管理方面。其中最相關的流程包括：
- 雇主登記及參加職業風險保險：向墨西哥社會安全研究所 (IMSS) 註冊新公司、雇主（個人或法人實體）以及恢復活動所需的程序。
- 唯一雇主註冊號碼 (RPU) 的分配：管理功能允許將多個雇主註冊資訊分組到一個金鑰下，從而方便履行義務和控制資訊流動。
- 員工隸屬關係變更通知包括以電子方式發送給研究所的新員工入職、離職和薪資調整。
在員工登記通知方面，雇主可以使用電子簽名（e.firma）對批量提交的資料進行電子驗證，類似於使用數位證書簽署PDF文件。這對於員工人數眾多的公司尤其有用。例如，該系統支援在一次操作中上傳特定格式的文件，用於多個記錄。
墨西哥社會保障研究所（IMSS）澄清，如果親自前往服務窗口辦理這些手續，仍需提供其他形式的身份證明和文件。但是，如果在線辦理，則必須使用電子簽名（e.firma）來驗證雇主或法定代表人的身份。
此外，電子簽名作為一項技術要求被納入與電子雇主識別號 (NPIE)和數位證書相關的程序中，這些工具用於確保研究所和公司之間的線上通訊。
新義務的生效日期和生效時間
該協議已在聯邦官方公報上公佈，其中規定新規將在公佈後十五個工作天生效。設定這個時間框架是為了讓研究所內部各部門和使用者有時間適應與電子簽名（e.firma）相關的系統和要求。
實際上，這段寬限期意味著，從指定日期起，之後啟動的任何流程都必須有有效的電子簽名。生效日期之後提交的任何未包含此身分驗證要素的請求都無法以電子方式完成。
另一方面，墨西哥社會保障研究所（IMSS）澄清，協議生效前啟動的程序可以按照先前的規則完成。換言之，只要是在先前的監管框架內啟動的程序，即使缺少電子簽名（e.firma），正在進行的程序也不需要重新配置，已提交的申請也不會因此而重新啟動。
提供日期並明確提及正在進行的流程，旨在避免公司之間的混淆，將新要求的範圍限制在新方案下產生的程序，而不是在子授權或電子平台上已經進行的流程。
與流程簡化和數位化之間的關係
電子簽名（e.firma）的要求並非一項孤立措施，而是墨西哥社會保障研究所（IMSS）與聯邦數位轉型機構合作推進的更廣泛的行政現代化進程的一部分。其目標之一是讓更多業務流程在線上完成，逐步減少人們親自前往辦公室辦理業務的需求。
在此背景下，電子簽名正成為存取線上服務的關鍵，與NPIE（雇主國家電子簽名）、數位證書以及未來的數位文件等其他工具相輔相成。其理念是，雇主和員工的資訊將在安全平台上進行管理，並自動記錄每筆交易的執行者和執行時間。
這種方法與墨西哥和歐洲其他國家公共管理部門的趨勢相符，在這些國家，電子身分識別和數位簽章已成為獲得政府服務的標準。儘管墨西哥社會保障研究所（IMSS）的工作重點是墨西哥的實際情況，但其強制使用電子簽章的模式與歐洲電子化政府系統所採用的模式類似。
此外，數位化可以與其他機構資料庫進行即時資料交叉引用，從而改善內部控制，減少重複的文件要求，進而減少視窗和檔案區域的出行和工作量。
其他相關變更：生物辨識CURP和數位記錄
除了要求在線辦理業務時使用電子簽名（e.firma）外，墨西哥社會保障研究所（IMSS）還提議對其識別個人身份以及存儲受益人和雇主信息的方式進行其他調整。其中最引人注目的是，將生物辨識CURP（唯一人口登記代碼）作為未來面對面身分識別的參考依據。
在全國範圍內全面實施該文件期間，墨西哥社會保障研究所（IMSS）仍將繼續接受有效的官方帶照片身分證件進行現場辦理業務。然而，一旦包含生物辨識資料的CURP（電子身分證）投入使用並廣泛應用，預計將成為墨西哥全國範圍內IMSS身分驗證的主要方式。
此外，該機構正在開發一種名為「單一電子資料夾」的數位檔案系統，該系統集中儲存個人資料、交易記錄、文件和行政檔案。該系統將逐步取代傳統的紙本檔案，使任何行政單位的授權人員都能以數位方式查閱和驗證文件。
生物辨識唯一人口登記碼 (CURP)、數位記錄和電子簽名相結合，建構了一個主要以電子方式管理雇主和員工身分及資訊的環境。該系統與歐洲多個行政機構已採用的系統類似，旨在加強資訊安全，降低身份冒用或資料篡改的可能性。
對雇主和法律代表的建議
鑑於多個線上程序即將要求使用電子簽名，墨西哥社會保障研究所 (IMSS) 建議雇主、法律代表和會計師事務所採取一系列預防措施，以避免在履行義務時出現挫折。
首先，必須確認電子簽名（e.firma）是否有效。如果證書已過期或即將過期，建議儘早向稅務管理部門（SAT）續期，或（如適用）提前找回電子簽名（FIEL）密碼，因為沒有有效的電子簽名將無法完成協議涵蓋的電子申請。
此外，建議相關流程負責人熟悉在稅務管理署 (SAT) 和墨西哥社會保障研究所 (IMSS) 的官方數位平台上使用電子簽名 (e.firma) 。這包括了解與簽名相關的文件的工作原理、密碼、電子簽名表格（或簽署辦公室文件）的步驟，以及如何驗證提交是否成功。
最後，最好提前審查哪些公司流程是在線上執行的，哪些流程將繼續親自處理，以便內部可以整理文件，並指定在研究所進行數位化代表的人員。
隨著這些變革，墨西哥社會保障研究所 (IMSS) 正朝著以電子簽名 (e.firma) 為關鍵要素的數位化營運管理模式邁進，同時也為電子記錄和更廣泛應用生物識別技術鋪平了道路。對於企業和雇主而言，適應這項新框架需要一段時間的調整，但也意味著可以擁有更精簡、更易於追溯且更少依賴紙本文件的流程。
